Quando si spedisce è tutto facile: si produce l’FWB, la polizza aerea elettronica e, spesso ma non sempre, si ricevono automaticamente, un certo numero di status che ci dicono se la spedizione è andata a buon fine o se ci sono delle anomalie.
Se siamo responsabili della spedizione fino a destino la cosa ci interessa molto, se abbiamo venduto “ex works” o “FOB” il nostro interesse è minore, salvo che comunque non si verifichi qualche intoppo che richiede comunque un nostro intervento.
Se, invece di essere i mittenti, siamo i destinatari della merce, le cose cambiano: per qualunque tipo di INCOTERM siamo interessati al destino della merce: “non vediamo l’ora che arrivi” se siamo un destinatario “consumer” o “vogliamo esser certi che arrivi quando ce lo aspettiamo” se siamo un destinatario industriale.
Quando siamo destinatari della merce non c’è nessuno che ci dica in modo automatico dove stia questa benedetta merce: dobbiamo andare a vedere sul sito della compagnia aerea e, se non conosciamo il numero di polizza che accompagna la merce dobbiamo chiedere allo spedizioniere che, a sua volta, andrà a vedere sul sito della compagnia. Sempre che sia stato informato.
Allora, come facciamo?
Tanto per cominciare dobbiamo sempre accordarci con chi spedisce la merce in modo tale che ci fornisca in tempo reale le informazioni di polizza, altrimenti siamo totalmente ciechi.
A questo punto possiamo pensare di costruire un facile meccanismo che, con una periodicità variabile a nostra discrezione e convenienza, invii un messaggio di richiesta di stato alla compagnia aerea (FSR). Questa, in tempi molto brevi, risponderà con un messaggio di aggiornamento (FSU) che conterrà il codice dell’ultimo stato dei avanzamento della spedizione con alcune informazioni aggiuntive.
E’ un meccanismo che costa poco e che garantisce molti vantaggi, primo fra tutti quello di non dover perdere del tempo a chiedere dove sia la merce. Sarà il sistema a farlo, eventualmente avvisandoci se vi siano dei problemi (DIScrepancy) e senza disturbarci se tutto corre secondo i piani.
Non dimentichiamo comunque che in tutto questo vengono seguite delle etichette di carta stampate ed incollate alla nostra spedizione per cui, se qualcuno ha sbagliato ad apporre la corretta “cargo label” sul nostro pacco, la spedizione risulta andata perfettamente ma, invece di arrivarci un computer ci arriva una scatola di indumenti.
L’operazione chirurgica è andata bene ma il paziente è morto.
Se lavoriamo con spedizioni via area, riceviamo e inviamo merce, l’adozione di un sistema automatico di controllo consente di ottimizzare le risorse umane dirottandole da attività non produttive (richiedere uno status) ad attività produttive (ricerca di clienti, gestione dei problemi).
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